Bei der gerade stattfindenden Debatte um das kommende Budget werden im Wiener Gemeinderat jene Projekte und Maßnahmen intensiv diskutiert, die die Stadt Wien im Jahr 2016 setzen wird. Neben einer sehr grundsätzlichen Auseinandersetzung rund um wirksame Sparmaßnahmen sowie nötigen Investitionen fällt dabei auch oft das Stichwort “Verwaltungsreform”.

Wir erlauben uns zu Beginn ein kleines Gedankenspiel vorzunehmen: Wien wächst jedes Jahr um eine Bevölkerungszahl in der Größenordnung von ganz Krems. Die Aufgaben steigen also an. Stellen Sie sich also vor, der Personalstand ungebremst mit den BewohnerInnen mitgewachsen, dann wären nur zwischen 2009 und 2015 einen Mehraufwand von rund 360 Millionen Euro entstanden. Das ist aber nicht passiert, sondern unsere Stadt deckt ihr hohes Leistungsniveau seit Jahren mit dem selben MitarbeiterInnenstand (bis auf KindergärtnerInnen) ab. Um das zu gewährleisten müssen die MitarbeiterInnen der Stadt Wien also Jahr für Jahr effizienter werden. Ein Umstand, der vielen wahrscheinlich gar nicht so bewusst ist. Viele unserer MitarbeiterInnen erleben seit vielen Jahren also eine Art permanenter Verwaltungsreform, die sich auch in den kommenden Jahren fortsetzen wird.

Deutlich sichtbar ist auch, dass die Gratwanderung zwischen Sparen und Investieren mit Dauer der Wirtschaftskrise sowie anhaltendem Bevölkerungswachstum zunehmend schwieriger wird (Prognosen der Statistik Austria sehen jüngst 2 Millionen WienerInnen bereits im Jahr 2023). Daher gibt es im neuen rotgrünen Regierungsprogramm auch klares Bekenntnis dazu, den bereits eingeschlagenen Weg von Strukturreformen konsequent fortzusetzen. Zudem bekennt sich Wien auch dazu durch diese Reformen noch transparenter, kundenfreundlicher und wirtschaftsfreundlicher zu werden.

Wir haben einige dazu einige Punkte zusammengetragen, die zeigen, was hier in den letzten Jahren bereits geschehen ist und einen Ausblick darauf geben, was wir uns für die nächsten Jahre vorgenommen hat.

 

Was steht im Regierungsprogramm

Die Stadt möchte so viel (unternehmerische) Kreativität und Innovationskraft wie möglich zulassen und unterstützen. Grenzen sollen nur dort gesetzt werden, wo der Schutz der KonsumentInnen und der ArbeitnehmerInnen, die Interessen der Bevölkerung oder der Umwelt dies erfordert. Regulierungen sind kein Selbstzweck. Sie dienen dazu, die verschiedenen Interessen gegeneinander abzuwägen.

In der kommenden Legislaturperiode wollen wir daher auch klären, welche Regulierungen im bürokratischen Gefüge in welcher Form aktuell notwendig sind. Gemeinsam mit allen AkteurInnen werden wir bereits laufende Überprüfungsprozesse fortführen und zur Effizienzsteigerung und Verfahrensbeschleunigung sowohl interne als auch externe Abläufe evaluieren. Denn Regulierungen sind kein Selbstzweck,sondern bilden den Rahmen für ein gutes Zusammenleben und ein faires Zusammenarbeiten und dieser Rahmen soll immer wieder zeitgemäß angepasst
werden.

 

Was wurde weiter vereinbart?

• Es wird zu weiteren Strukturveränderungen im Magistrat kommen. Diese umfassen gemeinsame Strukturen, Optimierungen der Organisationsformen und Bündelungen in folgenden Bereichen: Facility Management, Gebäudemanagement, Logistik, Labors, Infrastruktur insbesondere von Bildungsneubauten, IKT, KAV, Personalbereich, Märkte und Stadtteilarbeit.
• Die Stadt strebt die Reduktion von Verfahren in der Verwaltung, die Kürzung von Verfahrensdauern und die Überarbeitung und Vereinfachung von
  Normen an.

• Ähnliches gilt auch für Abgaben, Gebühren und Steuern, die in den Hoheitsbereich der Stadt oder des Landes Wien fallen. Diese sind ebenfalls kein Selbstzweck, sondern leisten einen Beitrag zum Teil zweckgebunden für die Infrastruktur der Stadt, die wiederum den BürgerInnen und UnternehmerInnen zu Gute kommt. Die Abgaben, Gebühren und Steuern werden zur zeitgemäßen Anpassung einer Überprüfung unterzogen, mit dem Ziel einer möglichst BürgerInnen und UnternehmerInnen freundlichen Gestaltung sowie zur Steigerung der Treffsicherheit.
• Um zu einer besseren Planungssicherheit und Vorhersehbarkeit zukünftiger Erfordernisse bzw. Entwicklungen zu kommen, wird der Prozess der Erstellung des Budgetvoranschlages der Stadt Wien neu gestaltet und zeitlich gestrafft. Dazu beitragen wird die Etablierung von mehrjährigen Finanzrahmen für zukünftige Voranschläge sowie ein entsprechendes Berichtswesen.

 

Was ist in den vergangenen Jahren passiert?

Unternehmensfreundliche Verwaltung

Um kontinuierlich auf die Erfahrungen von Wirtschaft und Industrie bei Entbürokratisierung und Verwaltungsvereinfachungen zurückgreifen zu können, hat die Stadt Wien 2011 eine Plattform für “Unternehmensfreundliche Verwaltung” eingerichtet. In ihr sind Expertinnen und Experten des Wiener Magistrats gemeinsam mit Wirtschaftskammer Wien und der Industriellenvereinigung Wien vertreten.

Seither wird jedes Gesetz nicht nur daraufhin geprüft, ob es auch wirtschaftsverträglich ist, sondern es werden auch alle Normen auf ihren Deregulierungsbedarf durchforstet.

 

Modernisierung bei Betriebsanlagengenehmigungen

Im Dezember 2014 wurden die Betriebsanlagenverfahren in vier Kompetenzzentren für Betriebsanlageverfahren (Zentrum, West, Süd und Nord-Ost) zusammengefasst und nicht mehr in 19 magistratischen Bezirksämtern abgewickelt. Das vereinfacht und beschleunigt die Abwicklung der Verfahren. Darüber hinaus arbeiten in den neuen Kompetenzzentren die fachkundigen ExpertInnen Tür an Tür. Die KundInnen können sich an einem Ort von JuristInnen, TechnikerInnen, Verfahrens-ExpertInnen der magistratischen Bezirksämter sowie der MA36 beraten lassen.

Darüber hinaus hat die Stadt mit den Betriebsanlagen-Tagen eine Veranstaltungsreihe geschaffen, in der sich KundInnen mit BehördenvertreterInnen, Sachverständigen und Interessensvertretungen über aktuelle Entwicklung in Judikatur, Technik, Gesetzgebung und Verwaltung austauschen können. Diese Maßnahmen werden von weiteren Maßnahmen wie den Projektsprechtagen und einer Betriebsanlagen-Videoreihe begleitet, um den Prozess der Betriebsanlagen für die KundInnen noch weiter zu vereinfachen.

 

Weitere Verbesserungen

In den letzten Jahren wurden viele Verbesserungen in Angriff genommen und umgesetzt. Dazu gehören unter anderem:

• Organisatorische Änderungen und Verbessertes Service in der Baupolizei (MA 37), um Verfahren zu beschleunigen und die Beratungsqualität zu verbessern
• Einrichtung einer Kompetenzstelle für Brandschutz in der MA 37, um die Verfahrensführung zu vereinfachen und die Planungsqualität zu verbessern
• Verbesserungen beim magistratsinternen Schulungsprogramm
• Gewerbe-Online-Verfahren, ausgezeichnet durch den European Public Sector Award
• Einrichtung einer zentralen Förderabteilung der Wiener Wirtschaftsagentur durch Zusammenlegung mit den früheren Töchtern ZIT und departure

 

Wiener Spitalskonzept 2030

Die Bevölkerung lebt immer länger. Dadurch verändern sich auch die Bedürfnisse der Menschen, was die gesundheitliche Versorgung betrifft. Die Aufenthalte in Krankenhäusern verkürzen sich, weniger Akutbetten sind – auch durch Tages- und Wochenkliniken – nötig. Dafür werden in Zukunft mehr Pflegebetten zur Verfügung stehen müssen. Wien reagiert auf diese Veränderungen durch eine langfristige Planung. Dazu wurde der Regionale Strukturplan Gesundheit (RSG) beschlossen. Er ist die formelle Grundlage für das Wiener Spitalskonzept 2030. Klares Ziel: Eine effiziente, leistbare, qualitativ hochwertige, wirtschaftlich sinnvolle Gesundheitsversorgung zu schaffen, die sich nach den Bedürfnissen der Menschen richtet.

Folgende Schwerpunkte werden in den nächsten Jahren umgesetzt:

• Konzentration auf 6 plus 1 Spitalsorganisationen (Krankenhaus Nord, Donauspital, Wilhelminenspital, Hietzing, Kaiser-Franz-Josef-Spital, Rudolfstiftung und AKH)
• Errichtung und Inbetriebnahme des KH Nord
• Verkürzung der Verweildauer im Spital, weniger Akutbetten, bessere Abstimmung mit dem extramuralen Bereich
• Neue Struktur des KAV, mehr Transparenz und Kostenkontrolle

 

Wiener Geriatriekonzept

Durch folgende Hauptmaßnahmen sollen bestmögliche Rahmenbedingungen für die Bewältigung der demographischen Herausforderung im Pflegebereich geschaffen werden:

• Ambulante vor stationärer Betreuung (zu leistbaren Konditionen)
• Regional ausgewogene Verteilung der Pflegeeinrichtungen: neun neue, moderne Pflegewohnhäuser; drei davon als „Innovative Wohn- und Pflegehäuser (IWP)“, die ein Wohnen im Appartement auch bei großem Pflegebedarf ermöglichen (Kooperation KAV mit dem Kuratorium Wiener Pensionistenwohnhäuser)
• Höchste Qualität und Professionalität der Pflegeleistungen
• Neue Verwaltungsstrukturen

 

Reform Wiener Wohnen

In mehr als 100 Arbeitspaketen wird an der Reform von Wiener Wohnen – Europas größter Hausverwaltung – gearbeitet. Anhand folgender Hauptpunkte soll „Europas größte Hausverwaltung“ optimiert werden:

• Bündelung zentraler Einheiten der Unternehmung am neuen Unternehmensstandort
• Die Wohnberatung Wien in der Guglgasse stellt die neue „One-stop-shop“-Anlaufstelle für Gemeindewohnungen und geförderte Wohnungen dar.
• Zusammenführung und weitere Bündelung der Kräfte in der Verwaltung zur Steigerung der Effizienz und Qualität
• Schaffung eines sozial ausgewogenen Wohnungsangebots Stärkung des Qualitätsmanagements und interner Kontrollmaßnahmen, mehr Transparenz bei Betriebskostenabrechnungen
• Forcierung der Sanierungsmaßnahmen

 

Bündelung der Sozialzentren der MA 40

Stufenweise sollen in den nächsten Jahren die derzeit 12 Sozialzentren (mit jeweils rund 35 MitarbeiterInnen) auf 5 Großstandorte (Nord, Süd, Ost, West, Mitte) zusammengefasst werden. Dort werden sich künftig 100 bis 120 MitarbeiterInnen um die Anliegen der KlientInnen bemühen. Das schlägt zwei Fliegen mit einer Klappe: Durch diese Bündelung und andere Optimierungen in den Abläufen können einerseits die Kosten gesenkt, der Servicegrad gleichzeitig in der wachsenden Stadt unverändert hoch gehalten werden.

 

Aus Kontrollamt wurde der Stadtrechnungshof

Zur Stärkung der unabhängigen Kontrolle der Wiener Verwaltung wurde 2014 der Stadtrechnungshof eingerichtet. Dieses entstand aus dem 1920 gegründeten “Kontrollamt der Stadt Wien”. Darüber hinaus wurde der neue Stadtrechnungshof mit erweiterten Prüfungsmöglichkeiten ausgestattet.

 

Ideenmanagement im Magistrat

Da es zur Qualitätsverbesserung für jede Organisation unverzichtbar ist, auf die Ideen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu bauen, wird versucht, das langjährig bewährte Betriebliche Vorschlagswesen (BWV) weiter zu öffnen. Im aktuellen Pilotprojekt „BVW 4.0“ sollen Innovationen durch partizipativeres Zusammenwirken der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (mittels Onlineplattform) generiert werden. Dies kann auch einen Impuls für den Auftrag aus der FTI-Strategie „Innovatives Wien 2020“ darstellen, an der Weiterentwicklung der Innovationskultur im Magistrat zu arbeiten.

 

Straffung internet Abläufe und Organisation

Neues Immobilienmanagment

Um eine optimierte Nutzung und verbesserte Verwertung der stadteigenen Immobilien zu gewährleisten, wurde im Rahmen des Projektes “Immobilienstrategie” der Fokus darauf gelegt, diesbezügliche strategische und operative Funktionen klar zu bündeln, Abstimmungs-, Vorlage- und Meldepflichten je nach Organisationseinheit festzulegen und mittels einer zentralen “Liegenschafts- und Nutzungsevidenz” einen umfassenderen Gesamtüberblick zu erlangen.

Seit April 2014 ist die Neuordnung gestartet, der Magistratsdirektion wurden grundlegende strategische Angelegenheiten des städtischen Immobilienwesens zugeordnet und die MA 69 – Immobilienmanagement als zentrale Abstimmungsstelle in Immobilienfragen festgelegt.

 

Reduzierung des „Kapperlsalats“ und Erhöhung der Sicherheit

Durch Zusammenführung der früheren „Weißkappler“ (rd. 100 Personen zur Parkraumüberwachung) und „Blaukappler“ (rd. 200 Personen zur gebührenrechtlichen Kurzparkzonenüberwachung), der Aufstockung im Rahmen der Kurzparkzonenerweiterung außerhalb des Gürtels um rd. 120 Personen und Abordnung des gesamten Personals als Parkraumüberwachungsgruppe zur Polizei wurde diese Aufgabe nicht nur in einer Organisationseinheit gebündelt, sondern steigert auch die allgemeine Sicherheit. Nach Beendigung des Projekts der Neugestaltung der Parkraumbewirtschaftung wurde eine ständige Gruppenleitung für Angelegenheiten im Verkehrswesen in der MA 65 eingerichtet.

 

Bündelung des Fundwesens bei der MA 48

Ende 2013 übersiedelte das Zentrale Fundservice der Stadt Wien organisatorisch wie räumlich von der MA 54 zur MA 48. Damit konnte das Service weiter ausgebaut werden, nicht zuletzt auch weil auf den 19 Wiener Mistplätzen neue Abgabestellen eingerichtet und somit das Abgabenetz dadurch von 20 auf 39 Fundboxen erweitert wurde.

Zudem wurde durch die Bündelung der Verwertung und des Verkaufs von Altwaren bei der MA 48 sowie die Unterstützung der MA 54 bei der Verwertung ausgeschiedener gemeindeeigener Sachgüter eine effiziente Vorgangsweise festgelegt.

 

Prozessmanagement und Risikomanagement

Durch weitere Forcierung dieser beiden Analyse- und Steuerungsinstrumente können Effizienzsteigerungen sowohl in Projekten als auch in Standardabläufen bewirkt werden. Dem frühzeitigen Erkennen und verbesserten Managen von Risiken kommt dabei ebenso Bedeutung wie den Kernprozessen der Magistratsabteilungen (insbesondere auch in Verschränkung mit den IKT-bezogenen Realisierungsmöglichkeiten) zu. Letzterem wird auch durch die neugestaltete Gruppe „Prozessmanagement und IKT-Strategie“ der MD-OS strategisch Rechnung getragen.

 

IKT-Konsolidierung

Es kam zu einer örtlichen Bündelung der Rechenzentren der Stadt Wien mit hochverfügbaren und hochsicheren neuen Rechenzentren am Standort „Star22 – Stadlauer Straße“ (MA 14) bzw. bei der Krankenanstalt Rudolfsstiftung (KAV-IT).
Zur nachhaltigen Vertiefung des seit 2007 laufenden Projekts zur Hebung von Synergien zwischen der MA 14 und der KAV-IT wird auch der neue, gemeinsame Bürostandort in „Star22“ beitragen.

Darüber hinaus soll die Verwaltung durch weitere IKT-Maßnahmen (Virtueller Arbeitsplatz, Druckerstrategie 2020, Forcierung des Sicherheitsbewusstseins mit innovativem E-learning-tool …) noch effizienter werden.

 

Ausbau elektronischer Dienste

Digitale Agenda Wien

Die partizipativ entwickelte “Digitale Agenda Wien” wird weitergeführt und ausgebaut.

 

Verbesserung der E-Government Angebote

Das bestehende Angebot des „Virtuellen Amts“ für Bürgerinnen und Bürger (mehr als 580 sog. Amtshelferseiten, die Amtswege erklären, erleichtern oder ersparen und über städtische Dienstleistungen informieren; knapp 200 Amtswege davon können online erledigt werden) wird sukzessive ausgebaut.

Mit der Bundeshandelsakademie Gänserndorf wurde etwa eine Kooperation eingegangen, um den Webauftritt der Stadt Wien und dabei insbesondere das Virtuelle Amt auf die Bedürfnisse der nächsten Generation (und zukünftiger Jungunternehmerinnen bzw. Jungunternehmer) auszurichten. Dem nächsten HAK-Jahrgang wurden neue Aufgabenstellungen für die Matura-Projektarbeit übermittelt, die sich mit der audiovisuellen Darstellung von Informationen in Amtshelferseiten (Videos) beschäftigt.

 

Online Informations-Angebot

Die Stadt Wien bietet durch wien.at, den Online-Stadtplan, das Open Government Portal und Open Government Data Wien ein umfassendes Informationsangebot. In gutem Dialog mit der diesbezüglichen IT-Community stehen durch die Open Government Data Initiative mittlerweile über 227 Datenkataloge und 140 Anwendungen auf der Plattform data.gv.at zur Verfügung – Wien gilt damit österreichweit als Spitzenreiterin auf diesem Gebiet und hat seit Mai 2011 auch ein international mehrfach ausgezeichnetes Open Data Portal. Dies soll Schritt für Schritt weiter entwickelt werden.

 

Zentrales Personenstandsregister (ZPR)

Die österreichweite Zusammenführung unterschiedlicher Systeme zu einem einzigen Zentralen Personenstandsregister wird im Endausbau der nächste Schritt zu einem “One-Stop-Shop” im Standesamtsbereich sein. Die Migration und Zusammenführung der bestehenden elektronischen Daten als Grundlage und Unterstützung für die Nutzung dieser Register stellen jedoch noch eine große Herausforderung dar.

 

Elektronischer Akten- und Rechnungslauf

Auf Basis der organisatorischen (Büroordnung neu) und technischen Grundlagen (ELAK neu, SAP, Scanzentrum) wird der Weg zur magistratsweiten vollelektronischen Aktenführung beschritten:

• Projekt “Gemeinsame elektronische Aktenführung (GEMMA)“
• Entwicklung des Scanzentrums der MA 6 zur zentralen Poststelle
• Durchgängige elektronische Prozesse im Bereich der Bestell- und Rechnungsabwicklung (via SAP)
• Umsetzung des „E-Procurements“, einer vollelektronischen Abwicklung der Kommunikation mit BieterInnen in förmlichen Vergabeverfahren
• Umsetzung der „Elektronischen Gesundheitsakte (ELGA)“

 

Transparenz als wesentlicher Bestandteil der Strukturreform

Die Strukturreform bezweckt vor allem: Die Verwaltung den neuen Bedürfnissen einer wachsenden Stadt entsprechend weiterzuentwickeln und die Verwaltung den BürgerInnen noch weiter zu öffnen. Ein wesentlicher Bestandteil dieser Reform sind weiterführende Maßnahmen, die die Transparenz noch weiter erhöhen sollen.

Das betrifft auch das Beteiligungsmanagement und das Beteiligungscontrolling. Der Öffentlichkeit werden dadurch neben den Jahres- und Geschäftsberichten der kommunalen Unternehmen verstärkt auch Informationen der Stadt Wien selbst zur Verfügung stehen. Noch mehr Transparenz soll zukünftig ein jährlicher Beteiligungsbericht schaffen, der alle direkten Beteiligungen der Stadt Wien an Kapitalgesellschaften in einem Set aus ökonomischen Kennzahlen darstellt. Dabei werden auch so genannte Soft Skills der Beteiligungsunternehmen wie zum Beispiel der spezifische Beitrag zur Daseinsvorsorge oder der kulturelle bzw. wirtschaftliche Auftrag berücksichtigt.

Um zu einer besseren Planungssicherheit und Vorhersehbarkeit zukünftiger Erfordernisse bzw. Entwicklungen zu kommen, wird der auch der Prozess der Erstellung des Budgetvoranschlages der Stadt Wien neu gestaltet. Dazu beitragen wird die Etablierung von mehrjährigen Finanzrahmen für zukünftige Voranschläge sowie ein entsprechendes Berichtswesen. Die Stadt geht künftig aber noch weiter: Mit dem Rechnungsabschluss 2015 wird auch ein Subventionsbericht über die Subventionen der Stadt“ vorgelegt.